Ein Plädoyer für die Follow-Up-Mail
Die E-Mail ist für viele die wichtigste Art der Kommunikation. Auch im Linkaufbau ist dies der bevorzugte Kanal für die Kontaktaufnahme mit Website-Betreibern. Warum konsequentes Versenden von Follow-Up-Nachrichten unbedingt zu den Best-Practices gehört, erläutert dieser Beitrag.
Dieser Post ist der Auftakt einer Serie von Beiträgen mit dem Titel “Best-Practices bei der Kontaktaufnahme via E-Mail”, in der wir unsere Erkenntnisse und Erfahrungen mit der elektronischen Post veröffentlichen.
Besonders beim Linkaufbau ist die E-Mail die bevorzugte Art der Kontaktaufnahme, denn sie bringt viele Vorteile mit sich. Beispielsweise ist es sehr einfach möglich, dem Empfänger eine Internetadresse zu übermitteln – extrem nützlich, gerade wenn das Ziel eine Verlinkung ebendieser URL ist.
Mit den meisten Mails, die nicht zur reinen Information dienen, soll beim Empfänger eine Reaktion ausgelöst werden. Versenden wir E-Mails mit dem Hinweis auf die Seite eines Kunden, ist die ideale Reaktion das Setzen eines Hyperlinks. Zunächst ist aber jegliche Rückmeldung – auch Ablehnungen – besser als wenn die Nachricht ignoriert wird, in Vergessenheit gerät oder gar im SPAM-Ordner landet.
Follow-Up-Mails: Doping für die Rücklaufquote
Verschiedenste Faktoren spielen eine Rolle, damit die eigenen Mails aus der Masse des Posteingangs der Empfänger herausstechen. Aspekte wie Betreffzeile, Zeitpunkt des Versands, Länge der Nachricht oder Formulierung der Handlungsaufforderung können alle zu einer gesteigerten Rücklaufquote beitragen. Ergebnisse unserer Experimente mit diesen Variablen werden in künftigen Beiträgen dieser Serie zu lesen sein.
Der größte Schub für die Rücklaufquote wurde aber durch das konsequente Nachhaken bei nicht beantworteten E-Mails erreicht. Eine erste Schätzung:
# Follow-Up-Mails: 537
# Rückmeldungen: 196
Rücklaufquote: 36,5%
Diese Quote an Rückmeldungen kann sich sehen lassen. In der Regel erhalten wir auf die erste E-Mail eine Rücklaufquote von 10 – 20%. Die weitere Steigerung durch das Follow-Up ist also gewaltig.
Was bringen die Antworten auf Follow-Up-Mails?
Neben der quantitativen Auswertung sollte auch die Qualität der Rückmeldungen auf unser Nachhaken nicht außer Acht gelassen werden. Häufig wird man hier Bedenken hören, dass Empfänger genervt oder wütend auf die zweite Nachricht reagieren könnten. Da haben wir ganz andere Erfahrungen gemacht. Es gab in erster Linie viele neutrale Reaktionen, wie diese hier:
Hallo Herr Schülke,
habe Ihre Mail erhalten.
Mit freundlichen Grüßen
Zumindest wissen wir nun, dass die E-Mail gelesen wurde. Ob eine Verlinkung erfolgt und weshalb, ist eine andere Baustelle.
Erfreulicherweise durften wir aber auch viele positive Rückmeldungen lesen:
Hallo Herr Schülke,
vielen Dank für Ihre erneute Mail. Die erste ist zwar nicht im Spamordner gelandet, dafür in Vergessenheit und umso mehr freue ich mich über Ihre Erinnerung.
und:
Hallo Herr Schülke,
Leider ist ihre erste E-Mail irgendwo untergegangen, bzw. von mir übersehen worden. Auf diese Antwort mussten Sie so lange warten, weil ich im Urlaub war.
Entschuldigen Sie bitte!
Das ist schön, denn genau das ist Sinn und Zweck dieses zusätzlichen Aufwands: Verhindern, dass Mails übersehen werden. Gründe dafür gibt es viele, z. B. urlaubsbedingte Abwesenheit
Um alle Bedenken zu zerstreuen, hier die negativste Rückmeldung an mich:
Sehr geehrter Herr Schülke,
ich bitte um Verständnis, wenn von unserer Seite hier kein Interesse besteht.
Besten Dank & schöne Grüße,
Auch solche Ablehnungen können einen Nutzen bringen, denn darauf kann immer noch vorsichtig nachgefragt werden, wieso kein Interesse besteht und welche Inhalte geschaffen werden müssten um Interesse zu wecken.
Effiziente Prozesse für Follow-Up
Die allermeisten CRM-Tools verfügen bereits über die integrierte Möglichkeit, automatisiert nachzuhaken, wenn E-Mails nach einem bestimmten Zeitraum noch unbeantwortet sind. Die führenden Linkbuilding-Tools bieten diese Funktion ebenfalls. Bei den gängigen E-Mail-Programmen muss man schon mit etwas mehr Tricks arbeiten (z. B. Outlook-Markierungen). Wie hier gezeigt wurde, lohnt es sich in jedem Fall!
Andreas Schülke
Andreas Schülke leitet als Head of Agency die Online-Marketing-Agentur Bloofusion. Er schreibt schwerpunktmäßig zu den Themen Content-Marketing, Linkaufbau und SEO.
Privat treibt er viel Sport und ist Spielertrainer beim Freizeitliga-Verein SC Münster United. Außerdem ist er Fan von Werder Bremen und musikbegeisterter Hobbykoch.
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November 5th, 2013 at 15:47
Hallo Andreas,
ja, du hast Recht. Follow-up ist schon sehr wichtig und man sollte es auf jeden Fall in den Linkbuilding-Prozess integrieren. Nur, wenn das automatisiert via Tool erledigt wird, was machst du dann, wenn jemand dir von einer anderen E-Mail-Adresse aus antwortet? Und das Tool dann natürlich nach einer gewissen Zeit berechtigterweise nachfasst?
Grüße Martin
November 5th, 2013 at 15:57
Hallo Martin,
sehr guter Punkt.
Die Tools realisieren das sehr unterschiedlich. Teilweise wird nur die E-Mail-Adresse verglichen, teilweise wird ein Ticket-Code mitgesendet. Das finde ich, zumindest in der Betreffzeile, sehr störend. Andere verstecken einen Code im HTML, was natürlich zu Problemen führt, weil viele E-Mails nur als Plain Text empfangen und auch so beantwortet werden. Zu einhundert Prozent sicher kann man das also nie automatisieren…
November 8th, 2013 at 14:19
Sehr guter Beitrag, leider bin ich nur legitimiert händische Kooperationen abzuschicken so ist der follow up noch aufwendiger, die quote kann ich dennoch bestätigen.
November 27th, 2013 at 16:44
Ein sehr schöner Beitrag. Mir war vorher gar nicht so ganz klar wie wichtig Follow-Up Mails sind und was für tolle Tools es dort gibt. Gerade bei einer großen Anzahl von Emails fürs Linkbuilding gerät einem ja selbst manchmal was in Vergessenheit.
Bei so einer großen Rücklaufquote werde ich jetzt Follow-up Mails schreiben bis zum Umfallen.
Also danke nochmal.
Grüße Pia
November 27th, 2013 at 16:52
Hallo Pia,
schön, dass Du etwas aus dem Beitrag mitnehmen konntest. 🙂